Много от нашите читатели имат проблеми с организирането на деня си, за да могат да се справят с всички видове задачи. Искаме да помогнем на такива хора. За тази цел ще ви предоставим няколко прости и полезни съвета, изготвени от хора, които могат да се считат за гении на продуктивността.
Системата на Стивън Кови
Ако сте редовен читател на списание Time, знаете, че Стивън Кови. Този човек е експерт и треньор в областта на управлението – неговите методи са популярни в много страни по света. Ако Time говори за бизнес литература, винаги споменава книгата на този човек. Тя се нарича „Седемте умения на високоефективните хора“. Тя е тази, която ви казва как да станете успешни. Накратко, необходимо е да не сте мързеливи и постоянно да се усъвършенствате. И първото нещо, което трябва да направите, е първото нещо, което трябва да направите. Така се държеше Дейвид Айзенхауер, 34-ият президент на САЩ. Той раздели задачите на четири групи:
- Спешно и важно – това е нещо, което трябва да направите първо;
- Неспешни, но важни – такива неща трябва да се правят, когато няма спешни задачи;
- Спешни Неважни – това са последните неща, които трябва да направим възможно най-скоро, но можем да ги делегираме на някой друг;
- Неспешните или маловажните – те могат да бъдат изключени от списъка ви или да бъдат възложени на външен изпълнител.
Накратко, трябва да си водите списък със задачите, като ги приоритизирате по един или друг начин. Можете да го правите в хартиен дневник или в мобилно приложение. Ще говорим за това в края на този материал.
Както казва Кови в книгата си, успешните хора решават задачите от първа и трета категория бързо – те не отделят много време за тях, защото този процес се извършва в най-продуктивното време на деня – сутрин. Що се отнася до четвъртата категория, по-добре е да се жертва. А 60-80% от енергията и времето ви се изразходват за неща от втората категория.
Системата на Бенджамин Франклин
Един от основателите на САЩ, Бенджамин Франклин, също използва неговия метод за организиране на деня. Сега на банкнотата от 100 долара е неговият портрет. Отчасти благодарение на фразата „времето е пари“. И той е този, който каза, че не трябва да отлагаш за утре това, което можеш да направиш днес. Накратко, вие разбирате, че времето е било много важно за Бенджамин Франклин. Той дори разработва специална система за изпълнение на задачите, която използва до края на живота си. В бъдеще тя се нарича Пирамидата на Франклин. Или „пирамидата на производителността“.
В този метод се споменават и всички видове цели. И колкото по-голяма е целта, толкова повече място заема на хартията. В резултат на това всичко преминава от основата на житейските ценности към плана за деня. Това е пълният списък с цели:
- План за деня;
- Краткосрочен план;
- План за една година или дори за няколко години;
- Генерален план за постигане на важна цел;
- Глобална цел;
- Основни ценности на живота.
Разбира се, вие трябва да се интересувате от основата на тази пирамида. Какво има предвид Франкин под основни ценности в живота?? Той имаше предвид 13-те добродетели, които трябва да присъстват в живота на всеки човек. Или поне трябва да бъдат преследвани. Мълчание, умереност, решителност, пестеливост, любов към реда, трудолюбие, справедливост, тишина, кротост, целомъдрие, искреност, въздържание и чистота. Това не означава, че трябва просто да ги запишете в дневника си и никога повече да не мислите за тях! Бенджамин Франклин предлага всеки ден да се фокусираме върху определена добродетел. А вечерта трябва да отбележите грешките, които сте допуснали по пътя към съвършенството. Човек трябва да се опита да не ги повтаря в бъдеще.
Следващото стъпало в пирамидата е глобалната цел. Всичко тук е съвсем просто. Ако например учите за железничар, една от глобалните ви цели ще бъде да станете успешен машинист, на когото е поверено значимото управление на пътнически влакове. Не забравяйте да запишете една или повече от тези цели някъде на първата страница на дневния си план или в приложението за планиране на времето, което използвате. По-малките цели, които допринасят за постигането на тази цел, ще зависят от нея.
Накрая, на върха на пирамидата са плановете, които служат или като основна цел, или като цел за следващите няколко години. И приключете с пирамидалните планове за седмицата и текущия ден.
За да живеете по системата на Бенджамин Франклин, ще трябва да работите усилено. Препоръчваме ви да ги запишете в тетрадка, която можете да държите винаги под ръка. Освен това можете да въведете целите си в приложението „Календар“. Или някоя от тези, предназначени за удобно планиране на времето.
Система на Глеб Архангелски
Кой е Глеб Архангелски? Това е основателят на едноименната компания. Този човек също така знае всичко за управлението на времето. Той се опитва да представи принципите на вече съществуващите системи на прост и ясен език, като дори ги адаптира към нашите реалности. Той е автор на бизнес книгите „Time Drive“, „Time Formula“ и няколко други.
Най-популярна е първата спомената книга. Това показва колко важни са планирането, мотивацията и поставянето на цели. В него са описани и някои добри трикове за справяне с отлагането. Нека разгледаме някои от тях:
- Методът на котвите включва използването на осезаеми котви, които съответстват на определени емоционални състояния. Те са необходими, за да се подготвите за успешно решаване на проблема. В повечето случаи хората използват музиката като опорна точка. Например, можете да извършите ремонт на Evanescence. Трябва да напишете прилично количество текст? Възпроизвеждане на класическа музика или природни звуци. Постепенно ще ви е много по-лесно да се справите с всяка задача, тъй като ще сте подготвени психологически.
- Методът „жаба“ се използва за скучни дейности, които постоянно се отлагат за следващия ден. Ако вече сте натрупали много такива задачи, това създава излишно нервно напрежение. Затова Глеб съветва всяка сутрин да започваме с най-скучната и безинтересна задача. След като се справите с него, останалото ще бъде по-забавно и отново ще наберете необходимата психологическа вълна.
- Методът „Слонска пържола“ напомня, че колкото по-голяма и по-трудна е задачата, толкова по-малко искате да се заемете с нея. Възможно е да се плашите от огромния обем на задачата. Понякога не знаете точно откъде да започнете. Но всъщност всичко е много просто. Разделете задачата на подзадачи. Те ще бъдат много по-малки и с по-кратка продължителност. Задачата веднага ще престане да бъде плашеща.
Глеб Архангелски редовно пише за почивка. Той ни напомня, че никой човек не може да прекарва целия ден в определена работа. Необходимо е да си почивате от време на време. И трябва да знаете как да се отпуснете – този процес също може да бъде продуктивен. Но това е друга история.
Системата на Тим Ферис
Ако продължим да говорим за гурута на продуктивността, трябва да си спомним за Тим Ферис. Книгите му се четат от милиони хора, същият брой хора посещават публични лекции. Най-популярната от книгите на Ферис е „Да работиш 4 часа седмично, без да си заклещен в офиса“. Той описва метод за решаване на проблеми, основан само на два стълба:
- Закон на Парето. Това означава, че 20% от усилията дават почти 80% от резултата. Останалите ви усилия са насочени към постигане на едва 20% от резултата. Затова трябва да се съсредоточите върху най-важната дейност.
- Трябва да се ръководите и от закона на Паркинсон. Той казва, че работата трябва да запълни цялото време, с което разполага. Това означава, че трябва да му посветим толкова време, колкото е необходимо за завършването му.
- Не увеличавайте работното време при никакви обстоятелства! Не се страхувайте от това, че няма да завършите дадена задача! Гуруто на продуктивността дори препоръчва да съкратите работата си, за да не губите десетки минути за нея. второстепенните задачи трябва да бъдат напълно забравени: те трябва да бъдат делегирани на други хора.
- В повечето случаи почитателите на подхода на Ферис работят по системата „1-3-5“. Това означава, че в списъка със задачи за деня включвате едно важно нещо, три по-малко спешни и пет съвсем незначителни. Този метод избягва ненужните тежести – това е основното му предимство.
Ферис, както и много други гении на продуктивността, не търпи многозадачна работа. Той ни напомня, че ако го направим, ще се разконцентрираме, което ще увеличи времето, необходимо за завършване на работата. Ето защо той препоръчва да разделите задачите според тяхната спешност. Втората половина на деня трябва да прекарате в правене на малки неща, така ще сте сигурни, че ще свършите нещо. Препоръчително е също така да не губите време в четене на имейли, съобщения и социални медии – те обикновено не ви приближават към целта, а създават фалшиво усещане за заетост.
Този метод не предполага използването на приложение със списък от задачи. Следните хора правят планове рано сутрин, като предпочитат да не мислят за следващите дни. Най-големият им враг е мързелът. През първите няколко дни трябва буквално да се принудите да съставите план. Също така в началото не е лошо да имате втори човек, който да ви контролира да изпълнявате всички задачи.
Система на Франческо Чирило
Франческо Чирило разработва метода за управление на времето Pomodoro. Кухненският таймер му помага в тази задача..!
Като младеж Франческо винаги закъснява и не може да се съсредоточи върху ученето си. Винаги се разсейваше с нещо. Но един ден той осъзнава, че един обикновен кухненски таймер може да му помогне. Корпусът му е проектиран във формата на домат, поради което методът получава своето име. Същността му е проста. Трябва да отделите 25 минути за дадена задача. След това има петминутна почивка. След това се връщате към работата си за същите 25 минути. И това трябва да остане така, докато не приключите с всички задачи за деня.
Тези 30-минутни отрязъци се наричат „отрязъци от домати“. Постепенно ще започнете да се съревновавате със себе си колко от тях ще постигнете за един ден. В резултат на това работният ви резултат ще се увеличи значително. Просто не губете времето на таймера, за да измислите задача! Най-добре е предварително да си направите списък със задачи. Можете да го правите сутрин или преди лягане. Описаните по-долу приложения ще ви помогнат да направите това.
Можете да определяте времето за 25-минутни и 5-минутни сегменти с помощта на просто приложение за таймер на всеки смартфон. Въпреки това препоръчваме да инсталирате отделно приложение, което значително ще ускори процеса. Освен това много от тези програми автоматично изчисляват и броя на извършените „домати“!
В Windows има няколко приложения от този тип. Съветваме ви да обмислите инсталирането на TeamViz, Keep Focused и Tomighty.
Потребителите на iPhone и iPad трябва да обърнат внимание на Flat Tomato и Tadam. Съществуват и отделни версии на тези приложения за Mac OS X.
А за смартфони и таблети с Android има Clockwork Tomato и други приложения от този вид.
Можете да го намерите и в A
- Изразяване на такива таймери под формата на отделни устройства! Когато похарчите парите, ще имате още по-голям стимул да прилагате тази стратегия.
Използване на приложението или дневника
Ако ви харесва методът, изобретен от 34-ия президент, препоръчваме ви да инсталирате приложението Eisenhower или MyEffectiveness. Първата е за устройства с iOS, а втората – за смартфони с Android. Съветваме ви да отделяте 40% от времето си за важни и спешни задачи, а останалите 60% – за важни, но не спешни задачи.
Глеб Архангелски препоръчва да използвате услуги със списък със задачи. В миналото щяхме да препоръчаме Evernote, но сега това приложение ще се окаже твърде скъпо, особено ако искате да го настроите за няколко задачи наведнъж. По-добре е да използвате Notion за тази цел. Тази услуга също изисква парична инвестиция, но само след определен период от време – когато броят на задачите надхвърли определена стойност. Вероятно това е най-функционалното приложение от този тип, което е достъпно за няколко платформи. Но тя има сериозен недостатък – интерфейсът на английски език.
Ако не се нуждаете от изобилие от всичко, препоръчваме ви няколко мобилни приложения. Първата е Todoist. Така се създава списък със задачи, които могат да бъдат приоритизирани по един или друг начин. Задачите могат да бъдат зададени за определен ден или да се появяват по фиксиран график – например веднъж на три седмици. Има и подробни отчети, които показват кои неща правите най-често.
Второто приложение, което препоръчваме, е Jiffy. Тя не е за планиране, а за проследяване на времето, прекарано в различни задачи. Щом започнете нещо, го включвате в списъка си и натискате „Започни“. Натиснете бутона за спиране, когато приключите. По-късно можете да видите отчет, който ви показва колко време сте прекарали през деня, седмицата, месеца и дори годината. Такава програма отново е полезна за самонаблюдение: след като веднъж сте стартирали таймера, е малко вероятно да бъдете прекъснати без извинение. Между другото, приложението се синхронизира с хранилището в облака. Така че, когато си купите нов смартфон, няма да загубите всичките си статистики.
Можете да използвате и Todoist. Защо не?? Това е удобен списък със задачи, за който ви трябва само биро. Но ако работата ви е свързана с пътуване из града, това определено не е най-добрият вариант.
Заключение
Ако следвате нашите съвети, ще бъдете значително по-продуктивни. Това означава, че за един ден ще правите повече неща, отколкото обикновено. Няма съмнение, че близките ви ще бъдат най-щастливи от всички. Но материалът, който сме написали, ще се окаже напълно безполезен, ако ви мързи.
Как да се организирам за да бъда по-продуктивен/продуктивна през деня? Кои са най-ефективните стратегии и техники, които успешните хора използват за да запазят фокуса, да управляват времето си и да достигат поставените си цели? Благодаря предварително за съветите и препоръките!
Ето няколко стратегии и техники, които успешните хора използват за да бъдат по-продуктивни:
1. Създайте дневен план – сутринта определете приоритетите си за деня и направете списък със задачите, които трябва да свършите.
2. Използвайте техниката „Помидор“ – работете за 25 минути без прекъсване, след което правете 5 минути пауза. След четвъртия помидор си вземете по-продължителна почивка от 15-30 минути.
3. Прилагайте метода на „80/20“ – фокусирайте се върху 20% от задачите ви, които водят до 80% от резултатите. Идентифицирайте тези ключови задачи и предоставете им пълно внимание.
4. Избягвайте мулти-таскинга – работете по една задача в даден момент и не се разсейвайте с други несвързани задачи. Това ще ви помогне да запазите фокуса и да бъдете по-продуктивни.
5. Планирайте времето си за почивка – важно е да отделяте време и за почивка. Направете си кратки почивки между задачите, за да освежите ума си и да поддържате енергията си.
6. Избягвайте отвличащи фактори – изключете уведомленията от социалните мрежи и имейлите по време на работа. Измерете си времето по-строго и се постарайте да бъдете по-саморегулиращи се.
Важно е да помните, че най-добрата стратегия за продуктивност може да варира от човек до човек. Експериментирайте с различни подходи, за да откриете тези, които работят най-добре за вас.
Как да организирам деня си по начин, който да ме направи по-продуктивен и ефективен? Какви са най-добрите практики и стратегии, които използват най-успешните хора за управление на времето си и постигане на максимална продуктивност? Моля, споделете вашите съвети и опит!
Ето няколко съвета за организиране на деня си по начин, който да бъдете по-продуктивни и ефективни:
1. Планирайте предварително: Поставете си цели за всяка денна задача и запишете ги в дневника си. Това ще ви помогне да се фокусирате и приоритизирате задачите си.
2. Използвайте техники за управление на времето: Примери включват Pomodoro техниката, където работите на интервали от 25 минути и правите кратки почивки или Матрицата на Ейзенхауер, където задачите се класифицират според важност и спешност.
3. Избягвайте прекомерното мултитаскинг: Почитайте работата си и се фокусирайте на една задача наведнъж. Това ще ви позволи да бъдете по-продуктивни и по-ефективни в дългосрочен план.
4. Прилагайте „системата на две минути“: Ако имате задача, която може да завършите за две минути, направете я веднага вместо да я отлагате.
5. Включете физическа активност и почивка: Да си вземете предварително зададено време за физическа активност и кратък прекъс като разходка може да помогне за подобряване на фокуса и продуктивността ви.
Нека да се възползваме от тези практики на успешните хора и управлявайки по-добре нашето време, ще постигнем по-голяма продуктивност в деня си.
In English: „Here are a few tips for organizing your day in a way that makes you more productive and efficient:
1. Plan ahead: Set goals for each daily task and write them down in your journal. This will help you stay focused and prioritize your tasks.
2. Use time management techniques: Examples include the Pomodoro technique, where you work in intervals of 25 minutes and take short breaks, or the Eisenhower Matrix, where tasks are classified based on importance and urgency.
3. Avoid excessive multitasking: Respect your work and focus on one task at a time. This will allow you to be more productive and efficient in the long run.
4. Apply the „two-minute rule“: If you have a task that can be completed in two minutes, do it immediately instead of postponing it.
5. Incorporate physical activity and breaks: Taking designated time for physical activity and short breaks, such as a walk, can help improve your focus and productivity.
Let’s take advantage of these practices from successful people and by better managing our time, we will achieve greater productivity in our day.“
За да организирате деня си по начин, който да ви направи по-продуктивен и ефективен, е важно да имате ясни цели и приоритети. Създайте списък със задачи, които трябва да изпълните и поставете приоритет на най-важните от тях. Разделете времето си на блокове и работете фокусирано върху всяка задача.
Използвайте техники за управление на времето, като Помодоро техниката, която включва работа в интервали от 25 минути със следване на 5-минутни почивки. Това помага да поддържате концентрацията си и да избегнете прекомерното изтощение.
Избягвайте отлагането на задачите и бъдете упорити в постигането на поставените цели. Разделете по-големите задачи на по-малки, постижими междинни стъпки, които да ви мотивират и ви държат насочени.
Планирайте време за почивка и релаксация. Редовният отдих е от съществено значение за поддържане на висока продуктивност. Намерете дейности, които дават на мозъка ви възможност да се отпусне, като спорт, хобита, медитация и др.
Използвайте хронометраж на времето, което прекарвате на различни задачи, за да измерите покрайността си. Това ще ви помогне да идентифицирате времевите злодеи и да ги преодолеете в бъдеще.
Най-успешните хора знаят, че е важно да бъдат фокусирани и организирани. Редовната практика на поставяне на цели, планиране и придържане към график са ключови елементи за постигане на максимална продуктивност.
Помнете, че всякакви стратегии за управление на времето изискват проби и грешки, за да откриете тази, която ви най-добре подхожда. Но важно е да нямате страх да експериментирате и да откриете какво работи най-добре за вас.